Las empresas, sin importar su tamaño, deben desarrollar actividades preventivas a fin de evitar que se cometan delitos al interior de su organización, para lo cual, conviene que tengan implementado un sistema de cumplimiento, o, en inglés, Compliance, afirma Yusith Vega, jefe del Centro de Desarrollo Empresarial y oficial de cumplimiento de la Cámara de Comercio de Lima.
Cabe destacar que tener implementado este sistema es un punto a favor para relacionarse con otras empresas más grandes que cuentan con estas normativas.
Cabe destacar que una de las conclusiones del IX Congreso Internacional de Compliance y Lucha Anticorrupción es impulsar que las pymes adopten estas acciones.
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Para implementar cualquier sistema de cumplimiento se debe considerar como mínimo cinco fases de trabajo, refiere Vega:
Fase 1.- Estructura de la Empresa:
Revisar la estructura de la organización, principalmente la misión, visión, objetivos, procesos, procedimientos y controles que se tengan implementados para identificar las áreas que pudieran tener una mayor exposición a un riesgo de incumplimiento legal.
Fase 2.- Identificación de riesgos relacionados al Compliance:
Se realizarán entrevistas a trabajadores con mayor exposición a riesgos. Las entrevistas tienen como objetivo identificar las formas en las que se podría materializar el riesgo, así como también identificar posibles procedimientos y controles que tenga implementado la empresa para disminuir la probabilidad de ocurrencia e impacto.
Fase 3.- Mapa de riesgos
El oficial de cumplimiento y la alta gerencia de la empresa se encargarán de la valorización del nivel de los controles actuales, la probabilidad de ocurrencia del evento y el impacto que podría generar a la empresa; lo cual se refleja en un mapa de riesgos.
Fase 4.- Programa de Mitigación
Al priorizar los riesgos, se verificará si la empresa cuenta con algún control implementado y se verificará su eficacia, o de lo contrario se definirán nuevos controles para disminuir la criticidad del riesgo evaluado.
Fase 5.- Desarrollo de un Sistema de Cumplimiento:
- Evaluación de riesgos: Identificándolos, calificándolos y mitigándolos de manera adecuada;
- Nombramiento del Compliance Officer, persona responsable de supervisar, vigilar y controlar las obligaciones de Compliance de la empresa; el cual deberá ser nombrado por el máximo órgano de gobierno de la pyme;
- Estructurar un Canal de denuncias y el procedimiento de gestión de las investigaciones internas.
- Plan de comunicación y capacitación del Sistema de Compliance.
- Políticas para áreas específicas de riesgos, así como un Código de Conducta Empresarial;
- Disponer de registros de actividades relacionadas con las auditorías Internas de prevención;
- Procedimiento para monitoreo y mejora continua del Sistema de Cumplimiento.
El especialista señala que si bien la implementación de un Sistema de Compliance no puede garantizar que no habrá un acto de soborno en la empresa; pero sí confirmará que tienen las medidas correctas para prevenir el soborno y otros delitos, por parte, en nombre de, o en contra de la organización.
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